Organizační řád Archivu bezpečnostních složek

 

 

Č.j.: ABS – 665/2011 R

Část první

OBECNÁ ČÁST

Čl. 1
Poslání, postavení a závaznost organizačního řádu Archivu bezpečnostních složek

(1) Organizačním řádem se stanoví organizace výkonu působnosti Archivu bezpečnostních složek (dále jen „Archiv“), jeho kompetence, organizační struktura včetně členění na jednotlivé útvary, hlavní činnosti Archivu, systém řízení, řídící pravomoc a odpovědnost vedoucích zaměstnanců Archivu; dále se jím vymezuje vztah k Ústavu pro studium totalitních režimů (dále jen „Ústav“) a k Ministerstvu vnitra.

(2) Organizační řád Archivu (dále jen „řád“) je základním vnitřním předpisem schvalovaným ředitelem Archivu, závazným pro všechny zaměstnance v pracovním poměru k Archivu. Dále je závazný pro zaměstnance činné pro Archiv na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a pro zaměstnance dočasně přidělené k výkonu práce na Archiv.

Čl. 2
Postavení Archivu

(1) Archiv je správní úřad, který je přímo řízen Ústavem a v odborné činnosti na úseku archivnictví a spisové služby Ministerstvem vnitra.[1]

(2) Sídlem Archivu je Praha.

(3) Adresa Archivu je

Archiv bezpečnostních složek
Siwiecova 2
130 00 Praha 3.

(4) Vztahy Archivu k Ústavu jsou vymezeny ustanovením § 12, 13 a 16 zákona č. 181/2007 Sb., o Ústavu pro studium totalitních režimů a o Archivu bezpečnostních složek a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 181/2007 Sb.“).

Čl. 3
Organizace a řízení Archivu

(1) Základní organizační jednotkou Archivu je odbor.

(2) Nižšími organizačními jednotkami jsou oddělení a Kancelář ředitele Archivu.

(3) Odbor i oddělení se dále mohou dělit na skupiny. Skupiny nejsou organizačními jednotkami.

(4) Samostatné funkce zařazené v Archivu jsou bezpečnostní ředitel a interní auditor.

(5) Vedoucími zaměstnanci v Archivu jsou ředitel Archivu, zástupci ředitele Archivu, vedoucí oddělení a vedoucí Kanceláře ředitele.[2] Skupiny vedou zaměstnanci s oprávněním řídit práci jiných zaměstnanců.

(6) Vedoucí zaměstnanci vykonávají v Archivu tyto stupně řízení:

  1. a) Ředitel Archivu. Ředitel Archivu je vedoucím zaměstnancem ve 3. stupni řízení;[3] řídí Archiv, má všeobecnou řídící působnost. Určuje celkovou činnost a zaměření Archivu. Ředitel Archivu přímo řídí zástupce ředitele Archivu, vedoucího oddělení ekonomiky a provozu, vedoucího oddělení projektového, elektronického archivu a péče o archiválie, Kanceláře ředitele Archivu, bezpečnostního ředitele a interního auditora; vedoucí oddělení a vedoucího Kanceláře ředitele Archivu, vedoucí skupin, a další zaměstnance Archivu přímo řídí, pokud a nakolik si to vyhradí.
  2. b) Zástupci ředitele Archivu. Zástupci ředitele Archivu jsou vedoucími zaměstnanci ve 2. stupni řízení; zastupují ředitele Archivu, řídí příslušný odbor, vedoucí oddělení, vedoucí skupin a všechny další podřízené zaměstnance Archivu, nakolik a pokud zastupují ředitele Archivu, řídí též vedoucího oddělení ekonomiky a provozu a vedoucího Kanceláře ředitele Archivu. Zástupce ředitele Archivu na úrovni odboru zastupují vedoucí zaměstnanci 1. stupně řízení, které příslušný zástupce ředitele písemně určil po předchozím souhlasu ředitele Archivu.
    1. První zástupce ředitele Archivu je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Zastupuje ředitele Archivu v plném rozsahu práv a povinností jako statutární zástupce, přímo řídí odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra, operativních svazků, vyšetřovacích spisů a vojsk Ministerstva vnitra. První zástupce ředitele Archivu koordinuje archivní činnost jím řízeného odboru a odboru archivních fondů Státní bezpečnosti a Ministerstva vnitra ČSR.
    2. Zástupce ředitele Archivu je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Zastupuje ředitele Archivu ve všech věcech kromě těch, které si ředitel Archivu vyhradil. Zástupce ředitele Archivu přímo řídí odbor archivních fondů Státní bezpečnosti a Ministerstva vnitra ČSR.
  3. c) Do působnosti zástupců ředitele patří zejména:
    1. Komplexně zajišťovat plnění úkolů v působnosti odboru.
    2. Řídit podřízené útvary a zaměstnance.
    3. Vytvářet podmínky pro rozvoj zaměstnanců a v potřebném rozsahu v součinnosti s personálním útvarem zajišťovat proškolování zaměstnanců.
    4. Řídit vnitřní komunikaci v rámci odboru a zajišťovat spolupráci s ostatními útvary.
  4. d) Vedoucí oddělení. Vedoucí oddělení jsou vedoucími zaměstnanci v 1. stupni řízení; vedoucí oddělení je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Vedoucí oddělení řídí ve svěřené působnosti oddělení a všechny zaměstnance zařazené v oddělení. Odpovídá za řádné plnění úkolů oddělení a podřízených skupin. Na úrovni vedoucího oddělení je i vedoucí Kanceláře ředitele Archivu. Vše, co je dále uvedeno o úkolech vedoucího oddělení platí též pro vedoucího Kanceláře ředitele Archivu, není-li stanoveno nebo nevyplývá-li z povahy věci jinak.
  5. e) Vedoucí skupiny. Vedoucí skupiny jsou zaměstnanci, kteří řídí ve svěřené působnosti činnost skupiny a všechny zaměstnance zařazené ve skupině.
  6. f) Bezpečnostní ředitel. Bezpečnostní ředitel je v přímé podřízenosti ředitele Archivu. Plní povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně utajovaných informací v oblasti personální, administrativní, objektové, technické, jakož i v oblasti bezpečnosti informačních systémů a kryptografické ochrany, a další povinnosti dané právními předpisy[4] a vnitřními předpisy.
  7. g) Interní auditor. Interní auditor je zaměstnanec, který je do funkce interního auditora jmenován ředitelem Archivu. Interní auditor je v přímé podřízenosti ředitele Archivu. Plní povinnosti dané právními předpisy[5] a vnitřními předpisy.

Čl. 4
Veřejné vystupování za Archiv

Oficiální stanoviska Archivu je oprávněn veřejně sdělovat:

  1. a) ředitel Archivu,
  2. b) první zástupce ředitele Archivu,
  3. c) zaměstnanec Archivu zmocněný ředitelem Archivu.

Čl. 5
Vědecká a publikační činnost

(1) Archiv vykonává vydavatelskou a publikační činnost v oboru archivnictví a výkonu spisové služby, dějin správy, pomocných věd historických (PVH) a historie.

(2) Odborní pracovníci Archivu vyvíjejí vědeckou činnost s návaznou publikační a přednáškovou činností.

Čl. 6
Povinnosti vedoucích zaměstnanců

Vedoucí zaměstnanci Archivu jsou povinni

  1. a) v rámci své řídící pravomoci zabezpečovat ve svěřeném útvaru řádné plnění stanovených úkolů,
  2. b) zabezpečovat kontrolu v rámci své působnosti a na výzvu kontrolního útvaru s tímto útvarem účinně spolupracovat; dále podílet se na přípravě plánů a realizaci hlavních kontrolních úkolů a reagovat na podněty útvaru kontroly k řešení věcných problémů a ke zkvalitňování kontroly v řízeném útvaru,
  3. c) v rámci své působnosti spolupracovat s bezpečnostním ředitelem, podílet se na ochraně utajovaných informací, navrhovat přehled pracovních míst nebo funkcí, u kterých je nezbytné seznamovat se s utajovanými informacemi, navrhovat seznam utajovaných informací v působnosti Archivu,
  4. d) vyřizovat petice, stížnosti, oznámení a podněty občanů, náležející do jejich působnosti,
  5. e) v rámci své působnosti spolupracovat s interním auditorem.

Čl. 7
Členění Archivu

(1) Archiv se člení na odbory řízené příslušnými zástupci ředitele Archivu, a to na odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra, operativních svazků, vyšetřovacích spisů a vojsk ministerstva vnitra a odbor archivních fondů Státní bezpečnosti a Ministerstva vnitra ČSR.

(2) Přímé řídící působnosti ředitele Archivu podléhají zástupci ředitele, bezpečnostní ředitel, interní auditor, vedoucí oddělení ekonomiky a provozu, vedoucí oddělení projektového, elektronického archivu a péče o fyzický stav archiválií a vedoucí Kanceláře ředitele Archivu.

(3) Organizační uspořádání Archivu představuje:

  1. a) Ředitel Archivu
    1. Kancelář ředitele Archivu
      1. skupina evidenční
    2. bezpečnostní ředitel
    3. interní auditor
    4. vedoucí oddělení ekonomiky a provozu
      1. skupina ekonomiky a rozpočtu
      2. skupina provozní správy a majetku
    5. vedoucí oddělení projektového, elektronického archivu a péče o archiválie
      1. skupina správy elektronického archivu
      2. skupina péče o fyzický stav archiválií
  2. b) První zástupce ředitele Archivu
    • odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra, operativních svazků, vyšetřovacích spisů a vojsk ministerstva vnitra
      1. oddělení archivních fondů Federálního ministerstva vnitra
      2. oddělení operativních svazků a vyšetřovacích spisů
        1. skupina operativních svazků kontrarozvědky a vyšetřovacích spisů
        2. skupina operativních svazků rozvědky a vojenské kontrarozvědky
      3. oddělení archivních fondů vojsk Ministerstva vnitra
      4. skupina přípravy dokumentů (Praha - Na Struze)
      5. skupina přípravy dokumentů (Praha - Siwiecova)
  3. c) Zástupce ředitele Archivu
    • odbor archivních fondů Státní bezpečnosti a Ministerstva vnitra ČSR
      1. oddělení archivních fondů Státní bezpečnosti
      2. oddělení archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR
      3. skupina přípravy dokumentů (Kanice)
      4. skupina provozní správy (Kanice).

Čl. 8
Působnost útvarů a vzájemné vztahy

(1) Působnost každého útvaru Archivu představuje souhrn úkolů, které je tento útvar povinen plnit. Primárním úkolem každého útvaru Archivu na kterémkoliv stupni řízení je:

  1. a) zajišťovat činnost útvaru a plnění svěřených úkolů,
  2. b) vyhodnocovat aktuální stav plnění úkolů, zpracovávat, aktualizovat a realizovat koncepci rozvoje v oblasti své působnosti a spolupracovat na stanovení a realizaci koncepce rozvoje celého Archivu,
  3. c) systematicky sledovat a vyhodnocovat vývoj a nejnovější poznatky příslušného oboru a navrhovat možnosti jejich aplikace ke zvýšení efektivnosti při plnění úkolů Archivu,
  4. d) rozvíjet ve svěřené oblasti nové a účinné pracovní metody, zdokonalovat a racionalizovat odborné činnosti,
  5. e) vyvíjet činnost v souladu s posláním Archivu,
  6. f) na základě principu spolupráce poskytovat všestrannou součinnost ostatním útvarům Archivu,
  7. g) útvary dále plní další úkoly a vykonávají další činnosti vysloveně neuvedené v působnosti útvaru, pokud vyplývají z jeho působnosti nebo z konkrétních úkolů uložených vedoucími zaměstnanci k realizaci úkolů Archivu.

(2) Každý útvar zajišťuje ty odborné činnosti, k jejichž plnění byl zřízen. Jejich souhrn tvoří jeho působnost. Působnost přiřazená jednotlivým útvarům je uvedena ve zvláštní části řádu.

(3) Vzájemné vztahy mezi útvary Archivu jsou založeny na principu spolupráce. Pracovní komunikace se děje dle spisového a skartačního řádu, a to zpravidla písemně, prioritně elektronickými prostředky. Mezi útvary a zaměstnanci se dodržují pravidla subordinace a zdvořilosti. Vzájemná spolupráce útvarů se opírá především o tyto zásady:

  1. a) každý útvar i zaměstnanec je povinen úzce spolupracovat s ostatními útvary a zaměstnanci za účelem řádného plnění úkolů Archivu, zejména jim poskytovat informace a odborná vyjádření a konzultovat s nimi věci, které se dotýkají jejich působnosti. V běžných záležitostech probíhá spolupráce neformálně, v podstatných záležitostech cestou vedoucích zaměstnanců příslušných útvarů, v případě sporů pak prostřednictvím společně nadřízeného vedoucího zaměstnance,
  2. b) v případech, kdy specifická problematika některých úkolů vyžaduje, aby byly řešeny nebo koordinovány prostřednictvím jednoho útvaru, řeší takový útvar, je-li zmocněn ředitelem Archivu, širší okruh otázek, jež patří i do působnosti jiných útvarů. Ostatní útvary jsou povinny poskytovat potřebnou součinnost a respektovat pokyny vydané v rámci zmocnění ředitelem Archivu,
  3. c) v případě potřeby se rozhodnutím ředitele Archivu napříč působností jednotlivých útvarů zřizují projektové týmy; vedoucím projektu nemusí být vedoucí zaměstnanec; vedoucí projektu může být zmocněn dávat pokyny k realizaci projektu členům projektového týmu. Členy projektových týmů mohou být i externí odborníci.

Čl. 9
Porada vedení Archivu

(1) Porada vedení Archivu (dále jen „porada“) je svolávána k řešení aktuálních problémů a předávání informací na úrovni vedení Archivu. Porady se účastní ředitel Archivu, zástupci ředitele Archivu, vedoucí oddělení ekonomiky a provozu, vedoucí Kanceláře ředitele Archivu, vedoucí oddělení projektového, elektronického archivu a péče o archiválie, případně další osoby přizvané ředitelem Archivu.

(2) Porada jedná podle aktuálních potřeb a svolává ji a organizačně zabezpečuje na základě pokynu ředitele Archivu nebo v jeho zastoupení na základě pokynu zástupce ředitele Archivu vedoucí kanceláře ředitele Archivu. Přijaté závěry shrnuje a úkoly ukládá ředitel Archivu. Zápis z jednání zajišťuje vedoucí Kanceláře ředitele Archivu, aprobuje jej ředitel Archivu.

Čl. 10
Pracovní komise

(1) O zřízení stálých nebo dočasných komisí rozhoduje a jejich složení schvaluje ředitel Archivu.

(2) Při zřízení komise ředitel Archivu schválí jejich statut a jednací řád.

(3) V Archivu se zřizují dočasné a tyto stálé komise:

  1. a) inventarizační komise,
  2. b) škodní komise,
  3. c) likvidační komise,
  4. d) komise pro skartační řízení a předarchivní péči,
  5. e) metodická komise,
  6. f) jiné.

Část druhá

ZVLÁŠTNÍ ČÁST

Čl. 11
Ředitel Archivu

(1) Ředitel Archivu odpovídá za činnost Archivu. Je představitelem Archivu a má všeobecnou řídící působnost.

(2) Hlavním úkolem ředitele je naplňovat úkoly Archivu.

(3) Do pravomoci ředitele Archivu náleží systém vnitřního řízení.

(4) Ředitel Archivu je nadřízeným všech zaměstnanců Archivu, uzavírá kolektivní smlouvu.

(5) Řediteli Archivu náleží zejména následující kompetence:

  1. a) stanovení a řízení strategického rozvoje a zaměření činnosti Archivu,
  2. b) řízení rozhodovacích procesů v oblasti působnosti Archivu,
  3. c) jmenování a odvolání vedoucích zaměstnanců Archivu a vymezení jejich konkrétní působnosti,
  4. d) schvalování řídícího systému Archivu a informačního systému Archivu,
  5. e) konkretizace organizační struktury (systemizace) Archivu,
  6. f) vydávání vnitřních předpisů Archivu a jejich změn, provádění a kontrola jejich dodržování,
  7. g) zřizování pracovních a poradních orgánů, schvalování jejich statutů a jednacích řádů,
  8. h) delegování pravomocí podle ustanovení řádu a vydávání zmocnění nebo pověření k jednání jménem Archivu,
  9. i) vytváření základních technických, finančních, personálních a organizačních podmínek pro činnost Archivu,
  10. j) rozhodování o základních směrech personální politiky, zvláště v růstu manažerských a odborných znalostí zaměstnanců,
  11. k) odpovědnost za bezpečnostní politiku Archivu, včetně režimových opatření,
  12. l) zajištění ochrany utajovaných informací dle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,
  13. m) schvalování forem a způsobů prezentace Archivu,
  14. n) zabezpečení výkonu interního auditu a kontroly Archivu, hodnocení nápravných opatření a sledování výsledků kontrolních akcí externích orgánů,
  15. o) rozhodování o zásadních otázkách financování a hospodaření Archivu,
  16. p) dohled nad dodržováním zásad bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci, na rozvoj pracovních podmínek v Archivu, schvalování bezpečnostních a protipožárních opatření Archivu,
  17. q) odpovědnost za dodržování předpisů z oblasti ochrany životního prostředí v podmínkách Archivu,
  18. r) vypisování výběrových řízení Archivu podle příslušných právních předpisů.

Čl. 12
Zástupce ředitele Archivu

(1) Zástupci ředitele Archivu náleží zejména kompetence zastupovat ředitele Archivu v době jeho nepřítomnosti, řídit odbor, jehož řízením je pověřen, případně na základě tohoto předpisu nebo pověření ředitele Archivu koordinovat plnění úkolů jím řízeného odboru a dalších odborů, dále řídit vedoucí oddělení, vedoucí skupin a všechny další podřízené zaměstnance.

(2) Zástupci zastupují ředitele Archivu ve všech věcech kromě těch, které si ředitel Archivu vyhradil.

(3) Zástupce ředitele Archivu.

  1. a) První zástupce ředitele Archivu je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Zastupuje ředitele Archivu v plném rozsahu práv a povinností jako statutární zástupce a přímo řídí odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra, operativních svazků, vyšetřovacích spisů a vojsk Ministerstva vnitra.
  2. b) Zástupce ředitele Archivu je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Zastupuje ředitele Archivu ve všech věcech kromě těch, které si ředitel Archivu vyhradil. Zástupce ředitele Archivu přímo řídí odbor archivních fondů Státní bezpečnosti a Ministerstva vnitra ČSR.

Čl. 13
Kancelář ředitele Archivu

(1) Kancelář ředitele Archivu je přímo podřízena řediteli Archivu. V čele kanceláře ředitele Archivu stojí vedoucí.

(2) Kancelář ředitele Archivu

  1. a) zajišťuje chod sekretariátu ředitele Archivu a legislativní a právní služby pro potřeby Archivu,
  2. b) zajišťuje spolupráci s Ústavem a ostatními útvary Archivu,
  3. c) koordinuje přípravu materiálů na jednání Rady Ústavu pro ředitele Archivu,
  4. d) vede protokol ředitele Archivu,
  5. e) zodpovídá za koordinaci došlé pošty,
  6. f) zajišťuje personální záležitosti Archivu,
  7. g) sleduje úkoly z porady vedení Archivu,
  8. h) participuje na prezentaci Archivu na odborných výstavách, konferencích, veletrzích apod.
  9. i) řeší podněty, podání a stížnosti občanů týkající se činnosti Archivu, včetně vyřizování souvisejících dotazů, není-li příslušný jiný útvar,
  10. j) spravuje autonomní informační systém, provádí vyhledávání a vyřizuje úřední a badatelské dotazy,
  11. k) spolupracuje s Odborem informatiky a digitalizace Ústavu při doplňování a zdokonalování autonomního informačního systému,
  12. l) zajišťuje realizaci povinností Archivu vyplývajících ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

Čl. 14
Skupina evidenční

Skupina evidenční v souladu s vnitřními předpisy Archivu spravuje a rozvíjí autonomní informační systém, provádí vyhledávání v autonomním informačním systému za účelem vyřizování úředních a badatelských dotazů. Evidence dotazů, zpracovávání dotazů a jejich vyřizování se provádí v souladu s vnitřními předpisy Archivu bezpečnostních složek.

Skupina v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti zejména podle těchto právních předpisů:

  1. a) zákon č. 499/2004 Sb.,
  2. b) zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti ve znění pozdějších předpisů,
  3. c) zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 279/1992 Sb., o některých dalších předpokladech pro výkon některých funkcí obsazovaných ustanovením nebo jmenováním příslušníků Policie České republiky a příslušníků Sboru nápravné výchovy České republiky,
  4. d) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,
  5. e) zákon č. 153/1994 Sb., o zpravodajských službách České republiky.

Čl. 15
Bezpečnostní ředitel

Působnost bezpečnostního ředitele:

  1. a) plní povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně utajovaných informací v oblasti personální, administrativní, objektové, technické, jakož i v oblasti bezpečnosti práce, bezpečnosti informačních systémů a kryptografické ochrany, a další povinnosti dané právními předpisy[6] a vnitřními předpisy.
  2. b) plní další úkoly podle pokynů ředitele Archivu.

Čl. 16
Interní auditor

Působnost zaměstnance ve funkci interního auditora:

  1. a) zabezpečuje výkon interního auditu a vnitřní kontroly Archivu, hodnotí nápravná opatření a sleduje výsledky kontrolních akcí externích orgánů,
  2. b) zajišťuje interní audit Archivu a další úkoly v souladu se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou Ministerstva financí č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, příslušnou legislativou Evropského společenství a mezinárodně uznávanými standardy,
  3. c) odhaluje systémové nedostatky při výkonu stanovené působnosti Archivu a specifikuje kontrolní systém Archivu,
  4. d) provádí kontroly se zaměřením na dodržování právních předpisů, vnitřních předpisů a praktické činnosti zaměstnanců Archivu,
  5. e) kontroluje hospodaření s finančními a hmotnými prostředky podle zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších právních předpisů,
  6. f) provádí finanční audity, které ověřují, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním,
  7. g) předkládá řediteli Archivu doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti Archivu a jeho vnitřního kontrolního systému,
  8. h) poskytuje konzultační činnost v oblasti zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému všem organizačním útvarům Archivu,
  9. i) plní další úkoly podle pokynů ředitele Archivu.

Čl. 17
Oddělení ekonomiky a provozu

Oddělení ekonomiky a provozu komplexně zajišťuje účinnost a výstupy procesů ve své působnosti. Zajišťuje a kontroluje finanční - provozní hospodaření Archivu, spolupracuje s vedením Archivu na finančních a provozních strategiích, zpracovává návrhy vnitřních předpisů a podílí se na zpracovávání stanovisek Archivu k návrhům právních předpisů v oblasti mimořádných událostí a krizových situací. Spolupracuje s ekonomickým a provozním odborem Ústavu.

Čl. 18
Skupina ekonomiky a rozpočtu

Skupina v rámci své činnosti zajišťuje finanční plnění, vedení účetnictví, metodické řízení a optimalizaci hospodaření s rozpočtovými prostředky podle jednotlivých příjmových a výdajových oblastí organizace. Koordinuje finanční a jiné aktivity, včetně zajišťování rovnováhy ve zdrojích a potřebách Archivu. Spolupracuje s ekonomickým oddělením Ústavu.

Její působnost spočívá v zajišťování souhrnné ekonomické agendy:

  1. a) vede účetnictví o stavu a pohybu majetku a jiných aktivit Archivu v rozsahu a způsobem stanoveným zvláštními předpisy,[7]
  2. b) řídí a provádí platební styk,
  3. c) vede knihu přijatých a vydaných faktur,
  4. d) zajišťuje likvidaci a úhradu faktur,
  5. e) zajišťuje a zpracovává platovou agendu, zúčtování služebních cest,
  6. f) vede agendu ostatních plateb za provedenou práci,
  7. g) zajišťuje výdaje a vyúčtování stravenek a cenin,
  8. h) sestavuje a aktualizuje účtový rozvrh Archivu,
  9. i) zajišťuje evidenci a inventarizaci majetku,
  10. j) provádí kontrolu formálních náležitostí a přezkoušení účetních dokladů,
  11. k) zajišťuje předběžnou kontrolu v rámci své působnosti,
  12. l) zpracovává účetní a finanční výkazy,
  13. m) zajišťuje a zodpovídá za správné sestavení rozpočtu Archivu,
  14. n) ve znění platných zákonů provádí finanční plánování,
  15. o) zajišťuje úkolů souvisejících ze schváleného rozpočtu Archivu; ve spolupráci s vedoucími vnitřních organizačních jednotek zabezpečuje věcnou náplň položek rozpočtu a kontroluje účelné čerpání finančních prostředků,
  16. p) provádí vnitřní rozpočtová opatření,
  17. q) zpracovává přehledy o čerpání finančních prostředků,
  18. r) zajišťuje správnost vypracování investičních akcí vedených v INSPROFINU,
  19. s) sleduje čerpání prostředků podle akcí programového financování,
  20. t) zabezpečuje pro pracovníky pravidelné odborné školení.

Čl. 19
Skupina provozní správy a majetku

Skupina provozu a majetku plní úkoly související se správou, údržbou a opravami movitého i nemovitého majetku Archivu. Komplexně řídí a zabezpečuje provozní činnost v objektu Na Struze a metodicky provozní činnost skupiny provozní správy (Kanice).

(1) V rámci svěřené působnosti vykonává tyto pracovní činnosti:

  1. a) zajišťuje řádné hospodaření s finančními a provozními prostředky,
  2. b) zabezpečuje materiálně technické vybavení organizace a jeho vnitřních organizačních jednotek,
  3. c) kontroluje stavební a technický stav objektů Na Struze a v Kanicích a zajišťuje jejich stavební údržbu,
  4. d) provádí evidenci provozních prostředků, u movitého a nemovitého majetku provádí jejich inventarizaci,
  5. e) vede evidenci a prostřednictvím pověřených specialistů kontroluje stav výpočetní techniky včetně softwarového vybavení,
  6. f) zajišťuje provoz, evidenci a hospodaření s telefony, včetně mobilních,
  7. g) připravuje a projednává závazkové vztahy Archivu v provozní oblasti,
  8. h) zabezpečuje přípravu a realizaci investičních akcí,
  9. i) zajišťuje autoprovoz Archivu,
  10. j) zabezpečuje provoz a revizi technických zařízení a přístrojů Archivu,
  11. k) zajišťuje a eviduje dislokaci pracovišť i jednotlivých kanceláří v objektu Ústavu a jejich obsazení zaměstnanci Archivu,
  12. l) vytváří náležité podmínky pro plnění zadaných úkolů dislokovaným pracovištím,
  13. m) spolupracuje s provozním oddělením Ústavu,
  14. n) zajišťuje evidenci a inventarizaci majetku.

(2) Ve vztahu k objektu Praha, Na Struze plní úkoly:

  1. a) zajišťuje ostrahu určeného objektu,
  2. b) zabezpečuje dodržování bezpečnostních a hygienických podmínek pro zaměstnance Archivu,
  3. c) zajišťuje odvoz odpadu,
  4. d) zajišťuje údržbu a opravy zařízení určených prostor Archivu,
  5. e) zajišťuje přípravu a realizaci investičních akcí,
  6. f) zajišťuje úklid prostor určených objektů,
  7. g) zajišťuje bezchybný stav a řádné využití výpočetní a spojovací techniky,
  8. h) zabezpečuje evidenci provozu a hospodárné využití přidělených dopravních prostředků,
  9. i) zajišťuje pokrytí určeného objektu dodávkami energií,
  10. j) zabezpečuje odborné školení a jejich přezkoušení dle platných zákonů a vyhlášek pro zaměstnance Archivu (energetika, vodohospodářství, zdravotní prohlídky pro řidiče),
  11. k) zajišťuje a eviduje dislokaci jednotlivých kanceláří a jejich obsazení zaměstnanci Archivu,
  12. l) zabezpečuje materiálně technické vybavení dislokovaného pracoviště,
  13. m) zajišťuje řádné hospodaření s finančními a provozními prostředky.

Čl. 20
Oddělení projektové, elektronického archivu a péče o archiválie

(1) Oddělení projektové, elektronického archivu a péče o archiválie zajišťuje získávání mimorozpočtových zdrojů, podílí se na mezinárodní spolupráci a public relation Archivu.

(2) Oddělení v souladu s vnitřními předpisy Archivu provádí správu a archivaci uživatelských a bezpečnostních kopií archivního materiálu převedeného do elektronické podoby, ve spolupráci s ostatními organizačními celky Archivu připravuje digitální kopie ke zpřístupnění dle platných zákonných norem a vnitřních nařízení a předpisů a spolupracuje se skupinami přípravy dokumentů při zpřístupňování digitálních kopií archivního materiálu.

(3) Oddělení zajišťuje komplexní péči o uchování archiválií uložených v Archivu, včetně jejich konzervování a restaurování.

(4) Oddělení dále ve vymezeném rozsahu spolupracuje s Odborem informatiky a digitalizace Ústavu při převodu archivního materiálu do elektronické podoby, správě datové základny, rozvoji systému správy dokumentů a technické ochraně dat v elektronickém archivu.

Čl. 21
Skupina správy elektronického archivu

Skupina v rámci svěřené působnosti vykonává tyto činnosti:

  1. a) ve spolupráci s Ústavem provádí popis digitalizovaného archivního materiálu tak, aby bylo jejich základní zařazení stejné ve fyzickém i digitálním archivu,
  2. b) přebírá od pracovníků Ústavu uživatelské a bezpečnostní kopie archivního materiálu,
  3. c) provádí archivaci uživatelských a bezpečnostních kopií digitálního archivu, pravidelně provádí jejich kontrolu a v případě potřeby ve spolupráci s pracovníky Ústavu i obnovu dat,
  4. d) v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., a zákonem č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti ve znění pozdějších předpisů provádí úpravu digitalizovaného archivního materiálu určeného ke zpřístupnění badatelům a spolupracuje se skupinami přípravy dokumentů na jeho zpřístupňování,
  5. e) vede elektronickou evidenci přístupu k digitalizovanému archivnímu materiálu,
  6. f) na základě badatelských a úředních žádostí vytváří kopie digitalizovaného archivního materiálu.

Čl. 22
Skupina péče o fyzický stav archiválií

Skupina v rámci svěřené působnosti vykonává tyto činnosti:

  1. a) zajišťuje komplexní péči o uchování archiválií uložených v Archivu v souladu s ustanovením zákona č. 181/2007 Sb. Tato péče v sobě zahrnuje vlastní konzervování a restaurování archivních dokumentů, řešení úkolů souvisejících s konzervováním archiválií a ověřování nových metod a materiálů používaných v konzervátorské a restaurátorské praxi. Na tyto činnosti navazuje preventivní péče, průzkumy fyzického stavu archivních dokumentů, vyhodnocování hygienického režimu depozitních prostor a úkoly související s dezinfekcí archivních fondů,
  2. b) spolupracuje s archivními odděleními při posuzování fyzického stavu archiválií pro účely digitalizace, výstav, dlouhodobých zápůjček apod. Provádí průzkumy fyzického stavu archiválií za účelem zjištění rozsahu a typu poškození, navrhuje a provádí restaurátorský či konzervátorský zásah. Kontroluje stav a klimatickou situaci depozitářů, návrhy bezpečných ukládacích zařízení, ochranných obalů, navrhuje řešení klimatického režimu v depozitářích.

Čl. 23
Odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra, operativních svazků, vyšetřovacích spisů a vojsk ministerstva vnitra

Odbor v rámci svěřené působnosti vykonává tyto činnosti:

  1. a) zajišťuje komplexní správu převzatých dokumentů a archiválií podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle zákona č. 181/2007 Sb.,
  2. b) zajišťuje přebírání, ukládání, zpracování a předkládání převzatých archiválií a dokumentů,
  3. c) vykonává činnosti uložené Archivu podle dalších právních předpisů.[8]

Čl. 24
Oddělení archivních fondů Federálního ministerstva vnitra

Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů:

  1. a) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 499/2004 Sb.“) a vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:
    • přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých archiválií a dokumentů,
    • vedení evidence archiválií,
    • vyhledávání a předkládání archivních materiálů v badatelně Archivu,
    • vedení centrální evidence archivních fondů,
    • zpracovávání rešerší,
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů,
    • vyhledávání archiválií a dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků a pro potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství),
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení,
    • zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů,
    • podle § 52 zákona č. 499/2004 Sb., zajišťuje provoz knihovny (akvizice, evidence, výpůjční služba),
  2. b) zákon č. 255/1946 Sb., o příslušnících československé armády v zahraničí a o některých jiných účastnících národního boje za osvobození a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů:
    • dohledávání archivních materiálů k vydávání osvědčení,
    • zpracovávání odborných stanovisek Archivu k jednotlivým žádostem o vydání osvědčení z hlediska zákonných překážek,
    • zpracovávání náročných rešerší k zákonu č. 255/1946 Sb. o příslušnících československé armády v zahraničí a o některých jiných účastnících národního boje za osvobození a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a k problematice okupace a odboje obecně,
    • vyhledávání podkladů v ostatních archivech v síti archivů ČR (Národní archiv, Státní oblastní a Státní okresní archivy a další),
    • v případě potřeby zajištění podkladů ze zahraničních archivů,
    • spolupráce s příslušným pracovištěm Ministerstva obrany ČR zabývajícím se agendou zákona č. 255/1946 Sb., o příslušnících československé armády v zahraničí a o některých jiných účastnících národního boje za osvobození a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
    • zhotovování a zasílání úředně ověřených kopií příslušných archivních materiálů,
  3. c) zákon č. 357/2005 Sb., o ocenění účastníků národního boje za vznik a osvobození Československa a některých pozůstalých po nich, o zvláštním příspěvku k důchodu některým osobám, o jednorázové peněžní částce některým účastníkům národního boje za osvobození v letech 1939 až 1945 a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů:
    • dohledávání archivních materiálů k vydávání potvrzení,
    • zpracovávání stanovisek Ministerstva vnitra ČR k jednotlivým žádostem,
    • vyhledávání podkladů v ostatních archivech v síti archivů ČR (Národní archiv, Státní oblastní a Státní okresní archivy a další),
    • v případě potřeby zajištění podkladů ze zahraničních archivů,
    • zhotovování a zasílání úředně ověřených kopií příslušných archivních materiálů,
  4. d) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání podkladů pro bezpečnostní prověrky prováděné Národním bezpečnostním úřadem,
  5. e) zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání podkladů pro vydávání osvědčení pro Bezpečnostní odbor Ministerstva vnitra ČR,
  6. f) zákon č. 40/1993 Sb., o nabývání a pozbývání státního občanství České republiky, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 193/1999 Sb., o státním občanství některých bývalých československých státních občanů, ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání archivních materiálů k této agendě,
    • zpracovávání podkladů pro rozhodování o zachování či ztrátě státního občanství.
  7. g) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 1 písm. c) a k) zákona č. 181/2007 Sb.,
  8. h) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 2 písm. e) a f) zákona č. 181/2007 Sb.

Čl. 25
Oddělení operativních svazků a vyšetřovacích spisů

Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů:

  1. a) zákon č. 499/2004 Sb., a vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:
    • přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií,
    • vedení evidence archiválií,
    • zpracovávání rešerší,
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů,
    • vyhledávání archiválií a dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků,
    • vyhledávání dokumentů pro potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství),
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení,
    • zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů,
  2. b) zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti, ve znění pozdějších předpisů,
  3. c) zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání podkladů pro vydávání osvědčení pro Bezpečnostní odbor Ministerstva vnitra ČR,
  4. d) zákon č. 279/1992 Sb., o některých dalších předpokladech pro výkon některých funkcí obsazovaných ustanovením nebo jmenováním příslušníků Policie České republiky a příslušníků Sboru nápravné výchovy České republiky,
  5. e) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání podkladů pro bezpečnostní prověrky prováděné Národním bezpečnostním úřadem,
  6. f) vykonává činnosti uložené Archivu podle dalších právních předpisů,
  7. g) oddělení dále včasně a řádně spolupracuje při zpracovávání badatelských a úředních žádostí s oddělením operativních svazků, zajišťuje včasné, správné a úplné předkládání archivních materiálů skupině přípravy dokumentů,
  8. h) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13, odst. 1 písm. k) zákona č. 181/2007 Sb.,
  9. i) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 2 písm. e) a f) zákona č. 181/2007 Sb.

Čl. 26
Skupina operativních svazků kontrarozvědky a vyšetřovacích spisů

Skupina vykonává činnosti související se správou, zpřístupňováním a péčí o archiválie zařazené do působnosti skupiny. V čele skupiny je vedoucí, který je pověřen jejím řízením. Vedoucí skupiny přímo podléhá vedoucímu oddělení, který jeho prostřednictvím řídí zaměstnance zařazené do skupiny a koordinuje činnost skupiny v rámci oddělení.

Čl. 27
Skupina operativních svazků rozvědky a vojenské kontrarozvědky

Skupina vykonává činnosti související se správou, zpřístupňováním a péčí o archiválie zařazené do působnosti skupiny. V čele skupiny je vedoucí, který je pověřen jejím řízením. Vedoucí skupiny přímo podléhá vedoucímu oddělení, který jeho prostřednictvím řídí zaměstnance zařazené do skupiny a koordinuje činnost skupiny v rámci oddělení.

Čl. 28
Oddělení archivních fondů vojsk Ministerstva vnitra

Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů:

  1. a) zákon č. 499/2004 Sb., a vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:
    • přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií,
    • vedení evidence archiválií,
    • zpracovávání rešerší,
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů,
    • vyhledávání archiválií a dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků,
    • vyhledávání dokumentů pro potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství),
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení,
    • zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů,
  2. b) zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání podkladů pro vydávání osvědčení pro Bezpečnostní odbor Ministerstva vnitra ČR,
  3. c) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti,ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání podkladů pro bezpečnostní prověrky prováděné Národním bezpečnostním úřadem,
  4. d) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 1 písm. k) zákona č. 181/2007 Sb.,
  5. e) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 2 písm. e) a f) zákona č. 181/2007 Sb.

Čl. 29
Skupina přípravy dokumentů (Praha, Siwiecova)

Skupina předkládá k nahlížení a ke zpřístupnění dokumenty připravené dle platných norem archivními odděleními Archivu. Zajišťuje řádný chod badatelny včetně výkonu dozoru nad badateli, vede náležitou evidenci badatelů a předkládaných archivních materiálů, přebírá od příslušných oddělení archivní materiál pro badatele, zodpovídá za včasné a úplné předložení archivních materiálů ke studiu badatelům, zhotovuje kopie pro badatele, odpovídá za úplné vrácení archivních materiálů zpět do příslušného oddělení, odpovídá za správu zařízení badatelny a zajišťuje další úkoly vyplývající z působnosti skupiny.

Čl. 30
Skupina přípravy dokumentů (Praha, Na Struze)

Skupina předkládá k nahlížení a ke zpřístupnění dokumenty připravené dle platných norem archivními odděleními Archivu. Zajišťuje řádný chod badatelny včetně výkonu dozoru nad badateli, vede náležitou evidenci badatelů a předkládaných archivních materiálů, přebírá od příslušných oddělení archivní materiál pro badatele, zodpovídá za včasné a úplné předložení archivních materiálů ke studiu badatelům, zhotovuje kopie pro badatele, odpovídá za úplné vrácení archivních materiálů zpět do příslušného oddělení, odpovídá za správu zařízení badatelny a zajišťuje další úkoly vyplývající z působnosti skupiny.

Čl. 31
Odbor archivních fondů Státní bezpečnosti a Ministerstva vnitra ČSR

Odbor v rámci svěřené působnosti vykonává tyto činnosti:

  1. a) zajišťuje komplexní správu převzatých dokumentů a archiválií podle zákona č. 499/2004 Sb. a podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle zákona č. 181/2007 Sb.,
  2. b) zajišťuje přebírání, ukládání, zpracování a předkládání převzatých archiválií a dokumentů,
  3. c) vykonává činnosti uložené Archivu podle dalších zákonů – např. § 13 odst. 2 zákona č. 181/2007 Sb.

Čl. 32
Oddělení archivních fondů Státní bezpečnosti

Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů:

  1. a) zákon č. 499/2004 Sb., a vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:
    • přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií,
    • vedení evidence archiválií,
    • vyhledávání a předkládání archivních materiálů v badatelně Archivu,
    • zpracovávání rešerší,
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů,
    • vyhledávání archiválií a dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků a potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství),
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení,
    • zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů,
  2. b) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání podkladů pro bezpečnostní prověrky prováděné Národním bezpečnostním úřadem,
  3. c) zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů:
    • vyhledávání podkladů pro vydávání osvědčení pro Bezpečnostní odbor Ministerstva vnitra ČR,
  4. d) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 1 písm. k) zákona č. 181/2007 Sb.,
  5. e) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 2 písm. e) a f) zákona č. 181/2007 Sb.

Čl. 33
Oddělení archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR

Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů:

  1. a) zákon č. 499/2004 Sb., a vyhláška č. 645/2004 Sb. kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:
    • přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií,
    • vedení evidence archiválií,
    • vyhledávání a předkládání archivních materiálů v badatelně archivu,
    • zpracovávání rešerší,
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů,
    • vyhledávání archiválií a dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků,
    • vyhledávání dokumentů pro potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství),
    • zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení,
    • zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů,
    • podle § 52 zákona č. 499/2004 Sb. zajišťuje provoz knihovny (akvizice, evidence, výpůjční služba),
  2. b) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 1 písm. k) zákona č. 181/2007 Sb.,
  3. c) vykonává činnosti uložené Archivu podle § 13 odst. 2 písm. e) až g) zákona č. 181/2007 Sb.

Čl. 34
Skupina přípravy dokumentů (Kanice)

Skupina předkládá k nahlížení a ke zpřístupnění dokumenty připravené dle platných norem archivními odděleními Archivu. Zajišťuje řádný chod badatelny včetně výkonu dozoru nad badateli, vede náležitou evidenci badatelů a předkládaných archivních materiálů, přebírá od příslušných oddělení archivní materiál pro badatele, zodpovídá za včasné a úplné předložení archivních materiálů ke studiu badatelům, zhotovuje kopie pro badatele, odpovídá za úplné vrácení archivních materiálů zpět do příslušného oddělení, odpovídá za správu zařízení badatelny a zajišťuje další úkoly vyplývající z působnosti skupiny.

Čl. 35
Skupina provozní správy (Kanice)

Skupina provozní správy (Kanice) plní úkoly:

  1. a) zajišťuje ostrahu určeného objektu,
  2. b) zabezpečuje dodržování bezpečnostních a hygienických podmínek pro zaměstnance Archivu,
  3. c) zajišťuje odvoz odpadu,
  4. d) zajišťuje údržbu a opravy zařízení určených prostor Archivu,
  5. e) zajišťuje přípravu a realizaci investičních akcí,
  6. f) zajišťuje úklid prostor určených objektu,
  7. g) zajišťuje bezchybný stav a řádné využití výpočetní a spojovací techniky,
  8. h) zabezpečuje evidenci provozu a hospodárné využití přidělených dopravních prostředků,
  9. ch) zajišťuje pokrytí určeného objektu dodávkami energií,
  10. i) zabezpečuje odborné školení a jejich přezkoušení dle platných zákonů a vyhlášek pro zaměstnance Archivu (energetika, vodohospodářství, zdravotní prohlídky pro řidiče),
  11. j) zajišťuje a eviduje dislokaci jednotlivých kanceláří a jejich obsazení zaměstnanci Archivu,
  12. k) zabezpečuje materiálně technické vybavení dislokovaného pracoviště,
  13. l) zajišťuje řádné hospodaření s finančními a provozními prostředky.

Část třetí

ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Čl. 36

Organizační řád nabývá platnosti a účinnosti dnem 1. února 2011.

 

V Praze dne 28. ledna 2011

Mgr. Jana Poddaná, Ph.D.        
ředitelka Archivu bezpečnostních složek

[1] Zejména ustanovení § 44, 50, 58 a 71 zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
[2] Srov. § 11 odst. 4 zákoníku práce.
[3] Srov. § 124 zákoníku práce.
[4] Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.
[5] Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů.
[6] Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.
[7] Zákon č. 563/ 1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
[8] Např. § 13, odst. 2, písm. e) až h) zákona č. 181/2007 Sb